Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorami Twoich danych osobowych są Jakub Kwartnik oraz Przemysław Nowak, wspólnicy spółki cywilnej działającej pod nazwą Jakub Kwartnik & Przemysław Nowak Spółka Cywilna („Matematyczni Wirtuozi"), NIP 6312701922, REGON 520789261, z siedzibą przy ul. Zwycięstwa 14/105, 44-100 Gliwice.

Wspólnicy spółki cywilnej są administratorami wspólnie — spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, więc odpowiadają za Twoje dane jako osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Możesz zwrócić się do każdego z nich niezależnie.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na kontakt@matematyczniwirtuozi.pl albo dzwoń: +48 571 990 256, +48 570 159 188. Adres pocztowy: ul. Zwycięstwa 14/105, 44-100 Gliwice.

2. Jakie dane zbieramy

Z formularza kontaktowego

• Imię rodzica lub opiekuna — pole obowiązkowe
• Adres e-mail — pole obowiązkowe
• Numer telefonu — pole obowiązkowe
• Klasa ucznia — pole obowiązkowe; dotyczy dziecka, ale samo w sobie nie pozwala go zidentyfikować
• Treść wiadomości — pole dobrowolne, wypełniasz je własnymi słowami

Prosimy, aby w wiadomości nie podawać informacji o zdrowiu ani diagnozach dziecka. Do umówienia zajęć nie są nam potrzebne, a należą do szczególnej kategorii danych (art. 9 RODO), których świadomie nie zbieramy. Jeżeli mimo wszystko takie informacje trafią do wiadomości, usuniemy je z rekordu zgłoszenia.

Poza tym razem ze zgłoszeniem zapisujemy adres podstrony, z której zostało wysłane, oraz identyfikator kliknięcia w reklamę Google (gclid), jeśli trafiłeś do nas z reklamy. Służą wyłącznie do rozliczenia skuteczności kampanii.

Nie zapisujemy Twojego adresu IP przy zgłoszeniu. Adres IP jest przez chwilę przechowywany w pamięci serwera, żeby ograniczyć liczbę zgłoszeń z jednego adresu (ochrona przed botami), i nie trafia ani do bazy, ani do logów aplikacji.

Dane techniczne

• Logi serwera WWW — adres IP, data i godzina żądania, adres podstrony, typ przeglądarki. Zapisywane automatycznie przy każdej wizycie, niezależnie od zgód.
• Pliki cookies i dane z narzędzi analitycznych — wyłącznie po wyrażeniu zgody. Pełna lista w sekcji 11.

Dane dziecka

Ograniczamy je do minimum: z formularza znamy wyłącznie klasę. Imię ucznia i inne szczegóły poznajemy dopiero w rozmowie albo po rozpoczęciu zajęć — i tylko w zakresie potrzebnym do ich prowadzenia. Więcej w sekcji 10.

3. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

Każdy cel ma osobną podstawę prawną:

• Obsługa zgłoszenia z formularza i odpowiedź na nie — w tym rozmowa o zajęciach, ustalenie terminu i przedstawienie oferty.

  Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy.

• Realizacja umowy o zajęcia — prowadzenie lekcji, kontakt w sprawach organizacyjnych, rozliczenia.

  Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy, której jesteś stroną.

• Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych.

  Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości.

• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń.

  Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes: możliwość obrony przed roszczeniem i dochodzenia własnego przed upływem terminu przedawnienia.

• Zapewnienie bezpieczeństwa strony i ochrona formularza przed nadużyciem (ukryte pole antyspamowe, limit liczby zgłoszeń z jednego adresu IP, logi serwera).

  Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes: utrzymanie strony w działaniu i ochrona skrzynki przed zalaniem przez boty.

• Analiza ruchu na stronie (Google Analytics 4, Microsoft Clarity) — statystyki odwiedzin i nagrania zachowania, żeby wiedzieć, które treści są nieczytelne.

  Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda wyrażona w banerze cookies. Możesz ją cofnąć w każdej chwili.

• Pomiar skuteczności reklam i remarketing (Google Ads).

  Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda wyrażona w banerze cookies. Możesz ją cofnąć w każdej chwili.

Nasze prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) to dokładnie dwa: możliwość ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń oraz utrzymanie strony w działaniu i ochrona przed nadużyciem formularza. Wobec przetwarzania opartego na tej podstawie możesz wnieść sprzeciw — patrz sekcja 8.

Nie prowadzimy newslettera ani wysyłki marketingowej na adresy z formularza. Jeżeli to się zmieni, poprosimy o osobną zgodę, a jej brak nigdy nie zablokuje wysłania formularza.

4. Komu przekazujemy dane

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym firmom. Korzystamy natomiast z usług dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze zlecenie (podmioty przetwarzające), na podstawie zawartych umów powierzenia:

• Contabo GmbH (Niemcy) — serwer, na którym działa strona i baza zgłoszeń.
• Plus Five Five, Inc., działająca jako Resend (USA) — wysyłka powiadomienia e-mail o nowym zgłoszeniu na naszą skrzynkę.
• Google Ireland Limited — Google Tag Manager, Google Analytics 4, Google Ads oraz Google Fonts (kroje pisma).
• Microsoft Ireland Operations Limited — Microsoft Clarity (statystyki i nagrania zachowania na stronie).
• CookieYes Limited (Wielka Brytania, nr 13074037) — baner i rejestr zgód na cookies.

Dane mogą też trafić do naszego biura rachunkowego oraz — gdyby zaszła taka potrzeba — do kancelarii prawnej lub organów publicznych uprawnionych na podstawie przepisów.

Google Fonts ładuje się zawsze, także zanim zdecydujesz o cookies, bo bez krojów pisma strona byłaby nieczytelna. Nie zapisuje żadnych plików cookies, ale Twój adres IP trafia w tym momencie do Google.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część naszych dostawców należy do grup kapitałowych ze Stanów Zjednoczonych i tam przetwarza dane. Dotyczy to Google (Analytics, Ads, Tag Manager, Fonts), Microsoft (Clarity) oraz Resend (powiadomienia e-mail).

Podstawą tych przekazań jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU–U.S. Data Privacy Framework — Google LLC, Microsoft Corporation i Plus Five Five, Inc. figurują na liście podmiotów certyfikowanych. Dodatkowo umowy z tymi dostawcami zawierają standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską, które działają niezależnie od certyfikacji.

CookieYes Limited ma siedzibę w Wielkiej Brytanii, objętej decyzją Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony. Contabo GmbH przetwarza dane w Niemczech, czyli w EOG.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na kontakt@matematyczniwirtuozi.pl.

6. Jak długo przechowujemy dane

Zgłoszenie, z którego nie wyszła umowa

Jeżeli po przesłaniu zgłoszenia nie dojdzie do zawarcia umowy, dane przechowujemy przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu lub zakończenia korespondencji. Po tym czasie zgłoszenie zostaje trwale zanonimizowane — usuwamy imię, e-mail, telefon i treść wiadomości, a zostawiamy wyłącznie dane niepozwalające Cię zidentyfikować (klasa, podstrona, data), które służą nam do statystyk.

Osoba, która została naszym klientem

Jeżeli dojdzie do zawarcia umowy, dane przechowujemy przez okres jej realizacji, a następnie — w niezbędnym zakresie — do upływu terminów wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości oraz terminów przedawnienia roszczeń. W przypadku sporu dane mogą być przechowywane do czasu jego prawomocnego zakończenia.

„W niezbędnym zakresie" znaczy dosłownie: w dokumentacji księgowej zostaje to, co musi tam zostać. Nie trzymamy całego formularza tylko dlatego, że część danych klienta musi pozostać w rozliczeniach.

Dane techniczne

• Logi serwera WWW — 14 dni (dzienna rotacja, 14 kopii).
• Logi systemowe serwera — około miesiąca (tygodniowa rotacja, 4 kopie).
• Kopie zapasowe bazy — 14 dni. Kopie powstają raz na dobę; dane usunięte lub zanonimizowane znikają z nich najpóźniej po 14 dniach.
• Pliki cookies — okresy w tabeli w sekcji 11.
• Zapis Twojej decyzji o zgodach — 1 rok, licząc od decyzji.

7. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest całkowicie dobrowolne. Pola oznaczone gwiazdką (imię rodzica lub opiekuna, e-mail, telefon, klasa) są jednak konieczne, żebyśmy mogli odpowiedzieć — bez nich nie mamy jak się z Tobą skontaktować ani dobrać właściwego prowadzącego. Ich niepodanie oznacza tylko tyle, że nie odpowiemy na zgłoszenie; nie wiąże się z żadnymi innymi konsekwencjami.

Wiadomość jest polem dobrowolnym. Zgoda na cookies analityczne i marketingowe jest dobrowolna i nie wpływa na możliwość wysłania formularza ani na sposób, w jaki działa dla Ciebie strona.

8. Twoje prawa

• Dostęp do danych — możesz dowiedzieć się, czy i jakie dane o Tobie mamy, oraz otrzymać ich kopię.
• Sprostowanie — możesz żądać poprawienia danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych.
• Usunięcie — możesz żądać usunięcia danych; zrobimy to, o ile nie mamy obowiązku prawnego ich zachować (np. faktury).
• Ograniczenie przetwarzania — możesz żądać, żebyśmy dane wyłącznie przechowywali, dopóki nie wyjaśnimy zgłoszonej wątpliwości.
• Przenoszenie danych — dane podane w formularzu możesz otrzymać w formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub kazać nam przesłać je innemu administratorowi.
• Sprzeciw — wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (sekcja 3) możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.
• Cofnięcie zgody — zgodę na cookies analityczne i marketingowe możesz cofnąć w każdej chwili (sekcja 12). Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które odbyło się wcześniej.

Napisz na kontakt@matematyczniwirtuozi.pl — odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym takich, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Każde zgłoszenie czyta i obsługuje człowiek.

Jeżeli wyrazisz zgodę na cookies marketingowe, Google może na podstawie Twojej aktywności dopasowywać wyświetlane Ci reklamy — to profilowanie na potrzeby marketingu. Nie wpływa ono na to, czy i na jakich warunkach przyjmiemy Cię na zajęcia. Możesz je wyłączyć, cofając zgodę marketingową (sekcja 12).

10. Dane dzieci

Nasze zajęcia są kierowane do uczniów, ale formularz jest przeznaczony dla rodzica lub opiekuna, nie dla dziecka. Dlatego pytamy o imię rodzica lub opiekuna i to z nim się kontaktujemy.

Z formularza o dziecku dowiadujemy się wyłącznie, do której klasy chodzi. Nie prosimy o jego imię, nazwisko, szkołę, oceny ani o żadne dane dotyczące zdrowia. Jeżeli dojdzie do zajęć, przetwarzamy tylko to, co potrzebne do ich prowadzenia — imię i poziom, na którym pracujemy.

Jeżeli okaże się, że zgłoszenie wysłało samodzielnie dziecko, skontaktujemy się z rodzicem lub opiekunem albo usuniemy zgłoszenie. Jako rodzic lub opiekun możesz w każdej chwili zażądać usunięcia danych dotyczących dziecka — kontakt@matematyczniwirtuozi.pl.

11. Pliki cookies

Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane w Twojej przeglądarce. Do momentu Twojej decyzji nie uruchamiamy żadnych cookies analitycznych ani marketingowych — jedyny plik, który powstaje wcześniej, zapisuje samą Twoją decyzję o zgodach.

Okresy poniżej odpowiadają faktycznej konfiguracji narzędzi:

Narzędzia Google i Microsoft mogą dodatkowo zapisywać własne pliki w swoich domenach (m.in. clarity.ms, doubleclick.net), jeżeli Twoja przeglądarka akceptuje pliki podmiotów trzecich. Powstają wyłącznie po wyrażeniu odpowiedniej zgody. Szczegóły znajdziesz w politykach prywatności Google i Microsoft.

Cookies możesz też blokować i kasować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie wszystkich plików może zaburzyć działanie strony.

12. Jak zmienić lub cofnąć zgodę

Kliknij „Ustawienia cookies" w stopce każdej podstrony albo plakietkę zgód w rogu ekranu. Otworzy się to samo okno co przy pierwszej wizycie — możesz włączyć lub wyłączyć każdą kategorię osobno, albo odrzucić wszystko jednym kliknięciem.

Po cofnięciu zgody narzędzia analityczne i reklamowe przestają działać natychmiast, a pliki cookies, których zgoda dotyczyła, są kasowane z Twojej przeglądarki. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.

Zgodę udzieloną przy okazji zgłoszenia (np. przyszłą zgodę marketingową) cofniesz e-mailem na kontakt@matematyczniwirtuozi.pl.

13. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się to, co faktycznie robimy z danymi — nowe narzędzie, nowy dostawca, nowy cel. Każda wersja ma datę wejścia w życie podaną na górze strony. Obowiązująca wersja obowiązuje od 29 sierpnia 2026 r.